MOG 231

Come va conservata la documentazione sulla sicurezza?
pubblicato il: 3 agosto 2011 alle ore 11:40
fonte: MOG 231
link: http://www.mog231.it/come-va-conservata-la-documentazione-sulla-sicurezza/

Sulla *tenuta della documentazione* vi sono esplicite regole fissate
dall'*art. 53 del 81/08*. Innanzitutto vi si legge che è consentito
l'*impiego di sistemi di elaborazione automatica* dei dati per la
memorizzazione di *qualunque tipo di documentazione sulla sicurezza
sul lavoro*.

In relazione poi alla memorizzazione dei dati e di accesso al sistema
di gestione della documentazione, le modalità devono essere tali da
assicurare che:

a) L'accesso alle funzioni del sistema sia consentito solo ai
*soggetti espressamente abilitati dal datore di lavoro*;
b) la validazione delle informazioni inserite sia consentito solo alle
*persone responsabili*, in funzione della natura dei dati;
c) le operazioni di validazione delle informazioni siano univocamente
riconducibili alle persone responsabili che le hanno effettuate
mediante la *memorizzazione di codice identificativo auto-generato*
dagli stessi;
d) le eventuali *modifiche siano solo aggiuntive* a quelle già
memorizzate;
e) sia possibile *riprodurre su supporti a stampa* le informazioni
contenute nei supporti di memoria;
f) le informazioni siano conservate almeno su *due distinti supporti
informatici di memoria* e siano implementati programmi di protezione e
di controllo del sistema da codici virali;
g) sia redatta, a cura dell'amministratore del sistema, una *procedura
in cui siano dettagliatamente descritte le operazioni* necessarie per
la gestione del sistema stesso (non devono essere riportati i codici
di accesso).

Se le attività del datore di lavoro sono articolate su vari sedi
geografiche o organizzate in distinti settori funzionali, l'accesso ai
dati può avvenire mediante *reti di comunicazione elettronica*,
attraverso la trasmissione della password in modalità criptata (fermo
restando quanto già osservato sopra a proposito della immissione e
validazione dei dati da parte delle persone responsabili).

La conservazione della documentazione, sia su supporto cartaceo che
informatico, deve essere effettuata nel rispetto del *Codice privacy,
protezione dei dati personali (Dlgs 196/2003)*.

Infine, il TU consente che tutta la documentazione rilevante in
materia di igiene, salute e sicurezza sul lavoro e tutela delle
condizioni di lavoro, possa essere tenuta su *unico supporto cartaceo
o informatico*. Con apposito decreto   verranno definite le
modalità per l'eventuale eliminazione o per la tenuta semplificata
della documentazione. Il decreto non riguarderà le disposizioni
relative alla valutazione dei rischi, che restano ferme nella
formulazione del TU.

L'art. 54 del TU 81/08 riguarda la trasmissione di documentazione e le
comunicazioni a enti o amministrazioni pubbliche. Esse possono
avvenire tramite *sistemi informatizzati*, nel formato e con le
modalità indicate dalle strutture riceventi.

vedi l'originale (Come va conservata la documentazione sulla sicurezza?) su: http://www.mog231.it/come-va-conservata-la-documentazione-sulla-sicurezza/