MOG 231 - Modelli di Organizzazione e Gestione

Un nuovo post "Fatturazione elettronica, come funziona" è stato pubblicato il giorno 23 giugno 2014 alle ore 12:13 all'interno di "MOG 231 - Modelli di Organizzazione e Gestione".

!! Fatturazione Elettronica !!

Il *Decreto Ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013,* entrato in vigore
il *6 giugno 2013*, ha fissato la decorrenza degli obblighi di
utilizzo della fatturazione elettronica nei rapporti economici con la
Pubblica Amministrazione ai sensi della Legge 244/2007, art. 1 commi
da 209 a 214.

Trascorsi 3 mesi dalla suddetta data, le Amministrazioni non potranno
procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino alla ricezione
della fattura in formato elettronico.

La *FatturaPA* è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21,
comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata
dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono
tenute ad avvalersi del  *Sistema di Interscambio*.

*La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:*

* il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup
Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è
l' unico accettato dal Sistema di Interscambio.

* l' autenticità dell' origine e l' integrità del contenuto sono
garantite tramite l' apposizione della firma elettronica
qualificata di chi emette la fattura,

* la trasmissione è vincolata alla presenza del codice
identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura
riportato nell' Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

*Conservazione Sostitutiva*

Per "*_conservazione sostitutiva_*" si intende un processo,
indipendente dal supporto tecnologico utilizzato, che permette di
conservare documenti di qualsiasi natura in formato digitale, in modo
che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e
autenticità. Tale processo consente di mantenere la validità legale
e fiscale dei documenti conservati e rappresenta perciò una modalità
di conservazione "sostitutiva" rispetto alla carta. È qui
opportuno ricordare che la Circolare 36 dell'Agenzia delle Entrate ha
anche stabilito la possibilità di portare in conservazione
sostitutiva solo parte delle fatture emesse o ricevute creando degli
appositi sezionali per i registri IVA. La Circolare citata consente,
infatti, la creazione di registri sezionali in cui numerare
progressivamente fatture che si sono raggruppate secondo adeguati
criteri, quali la tipologia di documento fiscalmente rilevante o la
tipologia di fornitore/cliente (se _italiano o estero_). Questo
accorgimento permette di gestire alcune "situazioni particolari",
quali ad esempio le autofatture o i protocolli IVA generati per
l'acquisto di servizi o merci intra-UE che spesso non si vogliono
dematerializzare. Il passaggio alla conservazione sostitutiva ha
implicazioni gestionali più rilevanti rispetto allo scenario
precedente. La normativa infatti prevede l'istituzione di una nuova
figura professionale: il Responsabile della conservazione sostitutiva.
A tale figura è deputata la definizione delle caratteristiche e dei
requisiti del sistema di conservazione nonché il corretto svolgimento
del processo di conservazione sostitutiva dei documenti (analogici e
informatici). Il responsabile della conservazione può anche essere
una figura esterna all'azienda.

*Calendario della decorrenza degli obblighi:*

*6 giugno 2014*
* ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza*

*31 marzo 2015*
* altri enti nazionali e le amministrazioni locali*

DECRETO 3 aprile 2013, n. 55

*Brochure Fatture PA*

*Glossario su fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva*

Dal quadro normativo in tema di fatturazione elettronica e
conservazione sostitutiva emergono le seguenti definizioni.

Chiusura del processo di conservazione. Si definisce "chiusura del
processo di conservazione" il processo, obbligatorio per la
conservazione delle fatture elettroniche, di cristallizzazione
dell'archivio contenente le fatture elettroniche inviate e/o
ricevute in quel periodo. Il processo, a carico del responsabile della
conservazione e da effettuarsi con cadenza almeno quindicinale,
implica la firma dell'archivio e l'apposizione della marca
temporale sullo stesso. È consuetudine per semplicità firmare e
marcare l'evidenza informatica relativa all'archivio in luogo
dell'archivio stesso.

Conservazione sostitutiva. Per "conservazione sostitutiva" si
intende quel processo che permette di conservare documenti in formato
digitale in maniera che non si deteriorino e che, di conseguenza,
risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità.
Il processo consente quindi di conservare documenti con una modalità
"sostitutiva" alla carta e di mantenere la validità legale e
fiscale dei documenti ed è in generale successivo all'eventuale
archiviazione elettronica. La conservazione sostitutiva può essere di
due distinte tipologie:

    conservazione sostitutiva di documenti analogici, quando
appunto si provvede a conservare in formato digitale documenti che
originariamente erano analogici (per esempio cartacei), previa loro
scansione e digitalizzazione;
    conservazione sostitutiva di documenti informatici, quando si
provvede a conservare in formato digitale documenti generati
direttamente in detto formato.

Documento analogico. Si definisce "documento analogico" un
documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori
continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come
le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiches,
microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e
nastri magnetici audio e video).

Documento informatico. Si definisce "documento informatico" la
rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente
rilevanti. Per un documento informatico devono essere garantite
l'integrità (intesa come protezione da alterazioni) e
l'autenticità (intesa come sicura identificazione del
formatore/emittente).

Evidenza informatica. Nelle procedure di conservazione sostitutiva si
definisce "evidenza informatica" un file (tipicamente txt o XML)
in cui sono inseriti dati ed informazioni che, relativamente a un
determinato periodo temporale e relativamente ad ogni fattura
conservata, possono essere: il numero fattura, la data della fattura,
la denominazione del mittente/destinatario, l'impronta, il
riferimento temporale e altre informazioni che il responsabile della
conservazione ritiene utile conservare.

Fattura elettronica. Si definisce "fattura elettronica" una
fattura che, una volta provvista di riferimento temporale e della
firma digitale dell'emittente viene inviata in formato elettronico
al destinatario, il quale la conserverà in modalità sostitutiva nel
formato originale. In sostanza una fattura elettronica è un documento
che nasce, viene trasmesso e verrà conservato sia dall'emittente
che dal ricevente solo ed esclusivamente in formato digitale. Perché
la fattura sia considerata elettronica dal ricevente deve inoltre
necessariamente esistere un accordo tra emittente e destinatario.

Fatturazione telematica. Si definisce trasmissione telematica di
fatture o "fatturazione telematica" la trasmissione dei dati e
delle informazioni contenute in fattura utilizzando un canale
telematico, che richiede tuttavia una "materializzazione" (stampa
su supporto cartaceo) sia da parte dell'emittente che del
destinatario. Per il solo emittente e quindi per le sole fatture di
vendita (in quanto sono una copia e non l'originale) la
"materializzazione" è tuttavia consentita anche tramite
l'ausilio di un sistema fotografico su bobine di microfilms o
microfiches.

Firma elettronica avanzata. La "firma elettronica avanzata" è una
firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che
garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca
identificazione, creata con mezzi sui quali il firmatario può
conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si
riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano
stati successivamente modificati.

Firma elettronica qualificata. Si definisce "firma elettronica
qualificata" una firma elettronica avanzata che sia basata su un
certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la
creazione della firma.

Firma digitale. La "firma digitale" è una firma elettronica
qualificata basata su chiavi asimmetriche.

Impronta. Per "impronta", si intende una sequenza di simboli
binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione
di un'opportuna funzione di hash (quasi sempre l'algoritmo SHA-1)
alla sequenza di bit che forma il documento di cui si vuole calcolare
l'impronta.

Marca temporale. Per "marca temporale" si intende una "evidenza
informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento
temporale". La marcatura temporale di un documento informatico
consiste nella generazione, da parte di una terza parte fidata (le
Certification Authority) di una firma digitale del documento (anche
aggiuntiva rispetto a quella del sottoscrittore) cui è associata
l'informazione relativa a una data e a un'ora certa. La marca
temporale è sempre opponibile a terzi.

Responsabile della conservazione. Si definisce responsabile della
conservazione la persona cui è deputata la definizione delle
caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione ed il
corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva dei
documenti (analogici ed informatici) memorizzati su supporti ottici o
altri supporti capaci di garantire la conformità dei documenti agli
originali.

Riferimento temporale. Si definisce riferimento temporale una
informazione associata ad uno o più documenti informatici che attesta
la data e l'ora di formazione del documento informatico che si
intende conservare in modalità sostitutiva, e che può essere una
fattura elettronica oppure un libro giornale. Contrariamente alla
marca temporale, è opponibile a terzi solo a discrezione del Giudice,
in funzione delle procedure di sicurezza utilizzate.

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