OdV in Outsourcing: le caratteristiche e le funzioni del sistema di organizzazione, gestione e controllo secondo il D.lgs 231/2001

Il D. Lgs. 231/2001 non esprime nessun parere circa l’affidamento di alcune attività ad una società esterna quando descrive le caratteristiche e le funzioni del sistema di organizzazione, gestione e controllo. L’unico aspetto che riveste un ruolo fondamentale è il rispetto di quelle "regole" imposte dal testo normativo per essere esonerati dalla responsabilità amministrativa.

Le aziende possono quindi decidere di incaricare una società di consulenza competente di svolgere alcune attività riconducibili a due grandi aree di intervento:

-          la creazione del Modello, che consiste sostanzialmente nell'attività di risk management;

-          il controllo del Modello, attività a supporto ed appoggio di quanto viene svolto dall'Organismo di Vigilanza (OdV) interno all'organizzazione.

La scelta del Consulente esterno gioca un ruolo fondamentale, poiché questo deve condurre il lavoro di creazione e/o di controllo, in quanto la società committente deve avere la garanzia di collaborare con un team di lavoro dotato di tutte le competenze specifiche in materia penale, amministrativa-finanziaria, d'organizzazione aziendale e di tecniche di auditing.
In qualunque caso di outsourcing l'azienda dovrà comunque impegnarsi a dare vita ad un OdV interno che, pur usufruendo della collaborazione di consulenti e professionisti esterni, abbia i seguenti requisiti:

-          sia dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo;

-          sia dotato di un budget approvato dal CdA che gli permetta di mantenere l'autonomia necessaria per operare;

-          abbia il compito di vigilare sul funzionamento e l'osservanza del Modello;

-          acceda ad ogni informazione aziendale significativa al fine di esercitare il controllo e la vigilanza;

-          riceva un costante ed esauriente flusso informativo su tutte le attività dell'organizzazione individuate dalla stessa come rischiose;

-          promuova modifiche al sistema, finalizzate al mantenimento ed all'aggiornamento dello stesso, nonché eventuali procedure sanzionatorie;

-          si accerti dell'effettiva conoscenza delle prescrizioni da parte di ogni soggetto in rapporto con l'ente e della reale e corretta applicazione delle stesse;

-          conduca l'attività di verifica ispettiva interna;

-          sia destinatario di un sistema di reporting, non gerarchico, finalizzato alla trasmissione, da parte di qualsiasi soggetto, d'informazioni circa violazioni di norme o malfunzionamenti del sistema;

-          relazioni direttamente il vertice esecutivo.

Quando l’OdV è stato costituito, si può decidere se svolgere completamente l'attività di vigilanza e controllo con personale interno o tramite esterni.

La società di consulenza MODI S.r.l., oltre che erogare la consulenza per la realizzazione e l’efficace applicazione del Modello Organizzativo ai sensi del D. Lgs. 231/2001, offre i servizi accessori quali, ad esempio, il supporto all’Organismo di Vigilanza per svolgimento delle varie attività, l’assunzione di ruolo di componente dell’Organismo di Vigilanza e lo svolgimento degli audit periodici per il miglioramento continuo del Modello.

Restiamo a disposizione per informazioni al numero verde 800300333 o via e-mail mog231@gmail.com.